Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

VIFIN is een handelsnaam van Viaux, een vennootschap onder firma (VOF). KVK: 80343082. Btw-id: NL861638487B01. Contact: b.wekken.bwfinance@gmail.com.

Viaux is verwerkingsverantwoordelijke voor contactaanvragen, klantrelaties en de eigen bedrijfsadministratie. Deze verklaring beschrijft ook gegevensverwerking bij onze dienstverlening. Voor zover wij uitsluitend in opdracht van een klant als verwerker handelen, blijft die klant verantwoordelijk en leggen we de vereiste afspraken afzonderlijk vast.

2. Gegevens, doeleinden en grondslagen

Bij contact verwerken we naam, e-mailadres, bericht en gekozen dienst. Bedrijfsnaam en telefoonnummer zijn optioneel. We gebruiken deze gegevens om te reageren en een eventuele opdracht voor te bereiden. Ben je zelf de mogelijke opdrachtgever, dan is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. Voor contactpersonen van organisaties baseren we ons op het gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen te beantwoorden en contact te onderhouden.

Bij opdrachten verwerken we de noodzakelijke contact-, bedrijfs-, factuur- en betaalgegevens. Voor de afgesproken boekhouding of aangifte kunnen banktransacties, facturen en financiële en fiscale gegevens nodig zijn. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst met jou, een wettelijke verplichting of, bij andere betrokkenen, ons gerechtvaardigde belang bij een zorgvuldige uitvoering. Als wij verwerker zijn, volgen we de rechtmatige instructies van onze klant.

Voor onze eigen fiscale administratie geldt een wettelijke verplichting. Ook kunnen wettelijke verplichtingen tot cliëntenonderzoek, identificatie of melding gelden. We verwerken daarvoor alleen wat de toepasselijke wet vereist. Een BSN gebruiken we uitsluitend voor zover daarvoor een wettelijke bevoegdheid bestaat.

Gegevens ontvangen we van jou of je bevoegde vertegenwoordiger en, binnen de opdracht, uit je administratie in Moneybird, aangeleverde bankgegevens, fiscale stukken en correspondentie met de Belastingdienst. Daarin kunnen gegevens van klanten, leveranciers of andere betrokkenen staan.

Een contactaanvraag is vrijwillig. Zonder noodzakelijke contactgegevens kunnen we niet reageren. Zonder gegevens die nodig zijn voor een opdracht of wettelijke controle kunnen we de betreffende werkzaamheden mogelijk niet uitvoeren.

3. Het contactformulier

Het formulier zet je invoer klaar in je eigen mailprogramma. Je controleert en verstuurt de e-mail zelf. Het formulier verzendt de inhoud niet rechtstreeks naar een server van VIFIN en slaat de invoer niet op in een website-database. Na verzending ontvangen we je bericht via Gmail. Je eigen e-mailaanbieder verwerkt het bericht ook.

Stuur bij een kennismaking geen BSN, identiteitsbewijs, inloggegevens of volledige financiële dossiers. Spreek voor documenten eerst een geschikte aanleverroute met ons af.

4. Ontvangers en verwerking buiten de EER

We gebruiken Moneybird voor administratie en Google Gmail voor e-mail. Voor het beschikbaar stellen en beveiligen van de website gebruiken we OpenAI Sites en Cloudflare. Daarbij kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsergegevens, tijdstip en opgevraagde pagina. Voor zover VIFIN hiervoor verantwoordelijk is, is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om de website beschikbaar en veilig te houden en misbruik tegen te gaan.

Binnen een opdracht kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met de Belastingdienst of een betrokken specialist. Het inschakelen van een specialist stemmen we vooraf af, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Gegevens kunnen ook worden verstrekt aan bevoegde instanties als de wet dat voorschrijft.

Moneybird vermeldt dat administratiegegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden gehost en verwerkt. Bij Google en de website-infrastructuur kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. De toepasselijke waarborgen hangen af van de aanbieder en verwerking, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. Google en Cloudflare verwijzen voor doorgifte naar de Verenigde Staten naar hun deelname aan het EU–US Data Privacy Framework; voor andere doorgiften gebruiken zij waar nodig standaardcontractbepalingen. OpenAI beschrijft in zijn Europese privacyverklaring het gebruik van adequaatheidsbesluiten en, voor andere landen, Europese standaardcontractbepalingen. De actuele informatie en waarborgen zijn te raadplegen via de onderstaande links. Je kunt ons vragen naar de waarborgen voor jouw gegevens en hoe je daarvan een kopie kunt krijgen.

Informatie van aanbieders: https://www.moneybird.nl/privacy/ ; https://policies.google.com/privacy ; https://policies.google.com/privacy/frameworks ; https://openai.com/policies/eu-privacy-policy/ ; https://www.cloudflare.com/privacypolicy/ .

5. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Bij vragen zonder vervolgopdracht bepalen we de termijn aan de hand van de afhandeling en noodzakelijke vervolgcommunicatie. Als die doelen vervallen, verwijderen we de gegevens, tenzij een wettelijke plicht of concreet geschil bewaren noodzakelijk maakt.

Voor klantdossiers kijken we naar de duur en afronding van de opdracht, overdracht, toepasselijke wettelijke termijnen en de noodzaak om concrete aanspraken te behandelen. Niet elk document uit een klantdossier valt automatisch onder een fiscale bewaarplicht.

Voor basisgegevens van onze eigen fiscale administratie geldt in beginsel zeven jaar; voor bepaalde gegevens, zoals over onroerende zaken, kan tien jaar gelden. De termijn begint op het wettelijk voorgeschreven moment. Voor andere wettelijk verplichte dossiers volgen we de betreffende termijn.

Bij verwerking uitsluitend namens een klant volgen we afspraken over teruggave en verwijdering, tenzij de wet bewaren voorschrijft. Voor technische gegevens bij hosting- en e-mailaanbieders gelden mede hun bewaarregels. Je kunt ons vragen welke termijn of criteria voor jouw gegevens gelden.

6. Beveiliging, cookies en geautomatiseerde besluiten

VIFIN is verantwoordelijk voor passende technische en organisatorische bescherming, afgestemd op de aard van de gegevens en risico’s. Meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem via b.wekken.bwfinance@gmail.com. Voeg geen gevoelige dossiers toe aan die melding.

Deze website bevat geen door VIFIN ingebouwde advertentietrackers of bezoekersanalysesoftware. De hosting- en beveiligingsinfrastructuur kan noodzakelijke cookies gebruiken tegen misbruik. De eventuele Cloudflare-cookie __cf_bm wordt gebruikt voor botbeveiliging en verloopt volgens Cloudflare na 30 minuten inactiviteit. Zie https://developers.cloudflare.com/fundamentals/reference/policies-compliances/cloudflare-cookies/ .

VIFIN gebruikt de via deze website ontvangen gegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, waaronder profilering.

7. Jouw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daarmee rechtmatig.

Mail verzoeken naar b.wekken.bwfinance@gmail.com. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een noodzakelijke verlenging vanwege complexiteit of het aantal verzoeken informeren we je binnen die maand, met de reden. De verlenging is maximaal twee maanden. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ . Als wij uitsluitend namens een klant verwerken, helpen we je verzoek bij de juiste verantwoordelijke terecht te laten komen.

8. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert. De versiedatum staat bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar nodig. De actuele versie staat op https://vifin.nl/privacy/ .